Facturas impagadas: qué hacer y cómo actuar para cobrar una deuda de forma eficaz
Las facturas impagadas son uno de los problemas más frecuentes a los que se enfrentan autónomos, profesionales y empresas de cualquier tamaño. Después de prestar un servicio o entregar un producto, lo normal es esperar que el cliente cumpla con el pago acordado. Sin embargo, en ocasiones los plazos vencen y el dinero no llega.
Esta situación puede generar problemas de tesorería, dificultades para afrontar pagos a proveedores, retrasos en el cumplimiento de obligaciones fiscales e incluso poner en riesgo la viabilidad del negocio. Por ello, es importante saber qué hacer si tengo facturas impagadas y conocer los mecanismos disponibles para reclamar una deuda de manera efectiva.
En este artículo de Lamar Asesoría explicamos cómo actuar ante diferentes escenarios, cuáles son los pasos recomendables para reclamar una factura pendiente de cobro y respondemos a las preguntas más habituales sobre este tema.
¿Qué se considera una factura impagada?
Una factura se considera impagada cuando ha vencido el plazo de pago acordado y el cliente no ha abonado la cantidad correspondiente.
La situación puede producirse tanto entre empresas como entre autónomos, particulares o administraciones públicas. En todos los casos, es fundamental disponer de documentación que acredite la existencia de la deuda, como contratos, presupuestos aceptados, albaranes firmados o comunicaciones comerciales.
Antes de iniciar cualquier reclamación, conviene verificar que:
- La factura ha sido correctamente emitida.
- El cliente la ha recibido.
- El plazo de pago ha vencido.
- No existe ningún error administrativo o bancario que haya impedido el cobro.
Primer paso: contactar con el cliente
Cuando una factura vence y no ha sido abonada, lo primero es contactar con el cliente.
En muchas ocasiones el impago se debe simplemente a un descuido administrativo, una incidencia bancaria o un retraso puntual en la gestión de pagos. Por ello, una llamada telefónica o un correo electrónico amistoso puede ser suficiente para resolver el problema.
Es recomendable:
- Mantener un tono cordial y profesional.
- Recordar el número y fecha de la factura.
- Indicar el importe pendiente.
- Solicitar una fecha concreta para el pago.
Además, conviene dejar constancia escrita de estas comunicaciones.
Situación 1: el cliente reconoce la deuda y promete pagar
Este es uno de los escenarios más habituales.
El cliente admite que la factura está pendiente y comunica que realizará el pago en una fecha determinada. En este caso, es aconsejable:
- Solicitar una confirmación por escrito.
- Establecer una fecha límite clara.
- Realizar un seguimiento hasta que se produzca el cobro.
Si el pago finalmente se efectúa, el problema queda resuelto. Sin embargo, si la fecha prometida vuelve a incumplirse, será necesario pasar a una fase más formal de reclamación.
Situación 2: el cliente pone excusas constantemente
Algunos deudores responden a las reclamaciones con continuas excusas:
- Problemas de liquidez.
- Retrasos en cobros propios.
- Cambios administrativos.
- Ausencia de responsables de pago.
Cuando estas situaciones se prolongan en el tiempo, es recomendable formalizar la reclamación mediante un requerimiento escrito.
Este documento debe incluir:
- Datos de ambas partes.
- Número de factura.
- Importe pendiente.
- Fecha de vencimiento.
- Solicitud expresa de pago.
- Advertencia de posibles acciones legales.
El objetivo es demostrar que la empresa acreedora ha intentado resolver el conflicto de forma amistosa antes de acudir a otras vías.
Situación 3: el cliente no responde a llamadas ni correos
Cuando el cliente desaparece o evita cualquier comunicación, la reclamación debe intensificarse.
En estos casos suele ser recomendable enviar un requerimiento fehaciente mediante:
- Burofax con certificación de contenido.
- Carta certificada con acuse de recibo.
- Otros medios que permitan acreditar la recepción de la reclamación.
Esta documentación puede resultar fundamental si posteriormente es necesario acudir a la vía judicial.
Situación 4: el cliente discute la factura
No todos los impagos se producen por falta de voluntad de pago. En ocasiones el cliente considera que existe algún problema relacionado con:
- El servicio prestado.
- La calidad del producto.
- El importe facturado.
- El cumplimiento del contrato.
Cuando existe una controversia real, es importante analizar la situación con detalle y reunir toda la documentación disponible.
Contratos, correos electrónicos, presupuestos aceptados, informes de trabajo o albaranes pueden ser determinantes para acreditar que el servicio fue correctamente realizado y que la deuda es exigible.
Situación 5: el cliente tiene dificultades económicas
Si el deudor atraviesa problemas financieros pero muestra voluntad de pago, puede ser conveniente negociar alternativas como:
- Fraccionamiento de la deuda.
- Calendario de pagos.
- Aplazamientos pactados.
- Reconocimiento formal de deuda.
En estos casos es fundamental documentar cualquier acuerdo por escrito para evitar futuras controversias.
Cómo cobrar facturas impagadas por vía legal
Cuando las gestiones amistosas no funcionan, puede ser necesario acudir a mecanismos legales de reclamación.
Entre las opciones más utilizadas se encuentran:
Procedimiento monitorio
Es uno de los procedimientos más frecuentes para reclamar deudas dinerarias.
Permite reclamar facturas impagadas de forma relativamente rápida cuando la deuda puede acreditarse documentalmente.
Si el deudor no se opone o no responde, el procedimiento puede facilitar la ejecución y el cobro de la deuda.
Demanda judicial
Cuando existe oposición del deudor o circunstancias más complejas, puede ser necesario iniciar un procedimiento judicial ordinario.
La conveniencia de esta vía dependerá del importe reclamado, la solvencia del deudor y las posibilidades reales de recuperación del dinero.
Empresas de recobro
Algunas empresas especializadas gestionan la recuperación de deudas mediante procedimientos extrajudiciales.
No obstante, conviene analizar previamente los costes y condiciones de estos servicios.
¿Qué ocurre con el IVA o IGIC de las facturas impagadas?
Uno de los aspectos que más preocupa a empresas y autónomos es que, aunque no hayan cobrado una factura, pueden haber tenido que declarar e ingresar el IVA o IGIC correspondiente.
La normativa contempla determinados mecanismos para recuperar el IVA o IGIC de créditos incobrables, siempre que se cumplan ciertos requisitos y plazos.
Dado que estos procedimientos requieren una gestión correcta y una documentación específica, resulta recomendable contar con el asesoramiento de profesionales especializados en materia fiscal.
Cómo prevenir futuras facturas impagadas
Aunque no siempre es posible evitar un impago, existen medidas que ayudan a reducir significativamente el riesgo:
Analizar previamente al cliente
Antes de aceptar determinados trabajos o suministros, puede ser conveniente comprobar la solvencia del cliente, especialmente en operaciones de importe elevado.
Formalizar contratos por escrito
Los contratos ayudan a definir claramente:
- Servicios prestados.
- Precios.
- Condiciones de pago.
- Consecuencias del incumplimiento.
Solicitar anticipos
En algunos sectores resulta habitual exigir una señal o pago parcial antes de iniciar el trabajo.
Establecer plazos claros
Las condiciones de pago deben figurar claramente en presupuestos, contratos y facturas.
Realizar seguimiento de cobros
Un control periódico permite detectar rápidamente retrasos y actuar antes de que la deuda se convierta en un problema mayor.
Preguntas frecuentes sobre facturas impagadas
¿Qué hacer si tengo facturas impagadas?
Lo primero es contactar con el cliente para verificar si existe algún problema administrativo o un retraso puntual. Si no se obtiene respuesta o el pago sigue sin producirse, es recomendable iniciar una reclamación formal y valorar posteriormente acciones legales.
¿Cuánto tiempo tengo para reclamar una factura impagada?
Los plazos pueden variar según las circunstancias concretas del caso y la normativa aplicable. Por ello, es aconsejable actuar cuanto antes y consultar con profesionales especializados.
¿Puedo reclamar intereses por demora por el cobro fuera de plazo de una factura impagada?
Sí. En determinadas situaciones la legislación permite reclamar intereses de demora e incluso determinados costes derivados de la gestión de cobro.
¿Es obligatorio acudir a juicio por una factura impagas?
No necesariamente. Muchas deudas se recuperan mediante acuerdos amistosos, negociaciones o requerimientos formales previos. De hecho, con la entrada en vigor de la Ley Orgánica 1/2025, los Medios Adecuados de Solución de Controversias (MASC) pasaron a ser un requisito de procedibilidad obligatorio. Esto significa que, por norma general, antes de interponer la gran mayoría de demandas civiles y mercantiles en España, es obligatorio demostrar que has intentado una vía de solución extrajudicial, o sea que siempre es necesario sentarse antes a negociar y llegar a un acuerdo amistoso.
¿Puedo recuperar el IVA o IGIC de una factura que no he cobrado?
En determinados supuestos sí, siempre que se cumplan los requisitos legales establecidos y se realicen los trámites correspondientes dentro de los plazos previstos. Para recupera el IGIC, hay que emitir factura rectificativa anulando el IGIC y enviarla al cliente, ese ajuste negativo compensa en el siguiente 420, pero siempre que tengas claro que el cliente no te va a pagar.
Conclusión sobre cómo cobrar facturas impagadas
Las facturas impagadas pueden generar importantes problemas financieros para autónomos y empresas, especialmente cuando los retrasos en los cobros se acumulan o afectan a importes elevados. Por ello, es fundamental actuar con rapidez, documentar correctamente todas las comunicaciones y seguir una estrategia adecuada para reclamar la deuda.
Si te preguntas cómo cobrar facturas impagadas o qué hacer si tienes facturas impagadas, la clave está en combinar una gestión preventiva eficaz con una reclamación profesional cuando sea necesario. Contar con el apoyo de especialistas en materia fiscal y empresarial puede marcar la diferencia entre recuperar una deuda o asumir una pérdida económica innecesaria.
En Lamar Asesoría ayudamos a autónomos y empresas a gestionar sus obligaciones fiscales, optimizar su administración y afrontar con seguridad situaciones complejas como la reclamación de facturas pendientes de cobro.
