Cómo hacer facturas y prepararte para la facturación electrónica en 2025
El proceso de facturación es esencial para cualquier empresa o autónomo. Crear una factura correctamente no solo asegura un registro adecuado de las operaciones comerciales, sino que también cumple con los requisitos legales. Además, con la llegada de la facturación electrónica obligatoria en España a partir de 2025, es fundamental empezar a adaptarse.
En este artículo, desde Lamar Asesoría, te explicamos cómo hacer facturas de manera correcta, qué datos deben incluir y cómo preparar tu negocio para la transición a la facturación electrónica.
¿Qué es una factura y por qué es importante?
Una factura es un documento legal que registra la transacción entre un vendedor y un comprador. Es imprescindible tanto para fines fiscales como para la contabilidad de tu negocio. Además, una factura bien elaborada garantiza que cumples con las normativas vigentes, evitando problemas legales o financieros.
Cómo hacer facturas: paso a paso
Para que una factura sea válida, debe incluir ciertos elementos obligatorios. Aquí te detallamos todo lo que necesitas:
1. Datos del emisor
Incluye el nombre o razón social, NIF, dirección fiscal y otros datos de contacto de quien emite la factura.
2. Datos del receptor
Especifica el nombre o razón social, NIF y dirección del cliente o empresa que recibe la factura.
3. Número de factura
Cada factura debe tener un número único y correlativo para garantizar un registro ordenado.
4. Fecha de emisión
Es obligatorio incluir la fecha en que se emite la factura.
5. Descripción de los productos o servicios
Detalla claramente qué productos o servicios se han vendido, incluyendo las cantidades, precios unitarios y totales.
6. Base imponible y tipos de IVA o IGIC, si realizas tu actividad laboral en Canarias.
Indica el importe total sin impuestos (base imponible) y aplica los tipos de IVA o IGIC correspondientes, desglosando las cantidades.
7. Importe total
Muestra el total a pagar, incluyendo impuestos.
8. Forma de pago
Especifica cómo debe realizarse el pago: transferencia bancaria, tarjeta de crédito, etc.
Facturación electrónica: la nueva normativa para 2025
A partir de 2025, la facturación electrónica será obligatoria en España para todas las empresas y autónomos, de acuerdo con la Ley Crea y Crece. Esta medida busca aumentar la transparencia, reducir el fraude fiscal y agilizar los procesos administrativos.
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica consiste en emitir y recibir facturas en formato digital, garantizando su autenticidad a través de una firma electrónica. Es un sistema más eficiente y sostenible que las facturas en papel.
Beneficios de la facturación electrónica:
- Ahorro de tiempo y costes: reducción del uso de papel y simplificación de
procesos. - Mayor seguridad: las facturas electrónicas están protegidas contra manipulaciones.
- Cumplimiento legal: evitas sanciones al adaptarte a la normativa vigente.
- Mejor organización: fácil almacenamiento y acceso a las facturas digitales.
Cómo Prepararte para la Facturación Electrónica
Objetivos de la facturación electrónica:
- Luchar contra la morosidad, pudiendo seguir las facturas pendientes de pago.
- Reducir los costes en las transacciones.
- Impulsar la transformación digital.
- Fomentar el uso de medios electrónicos
- Aumento del control para evitar el fraude fiscal.
- Facilidad para presentar las autoliquidaciones de impuestos. La Agencia Tributaria, podrá facilitar la presentación de los modelos fiscales a los autónomos y pymes.
¿Cómo prepararte para la facturación electrónica?
Qué hacer para empezar con la facturación electrónica
- Debe poder conectarse a los servicios electrónicos de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, para poder enviar la información con facilidad.
- Utilizar certificados electrónicos para autenticarse con la AEAT.
- Enviar los registros de facturación en el formato y estructura exigido.
- Recibir y procesar correctamente las respuestas que la AEAT genere tras cada envío.
- Debes tener un certificado electrónico valido y actualizado.
Hay que recalcar que la remisión de los registros puede realizarla tanto el propio obligado como un representante autorizado.
Las facturas electrónicas tendrán un Código QR.
Se va a añadir un código QR en la factura electrónica, esto es para:
- Facilita la comprobación por parte de la Agencia Tributaria y conocer si el negocio está dado de alta o si la factura ha sido remitida a la Agencia Tributaria.
- Agiliza las deducciones en la declaración de impuestos.
- Posibilita a los clientes el conocimiento de los detalles de la factura simplemente escaneando el código.
Los requisitos que debe cumplir ese QR son:
- Tener unas medidas mínimas de 30×30 milímetros.
- Seguir las especificaciones de la norma ISO/IEC 18004
- Utilizar el nivel M de corrección de errores.
El QR debe contener.
- Url: Dirección del servicio para cotejar o remitir información.
- Información de la Factura: NIF, numero de factura, Fecha de expedición e Importe total de la factura.
Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica
1. ¿Qué pasa si no me adapto a la facturación electrónica en 2025?
No cumplir con esta obligación podría resultar en sanciones económicas y problemas legales con Hacienda.
2. ¿Los autónomos también están obligados a emitir facturación electrónica?
Sí, la normativa aplica tanto a empresas como a autónomos.
3. ¿Puedo emitir facturas electrónicas antes de 2025?
Por supuesto. De hecho, anticiparte te ayudará a familiarizarte con el sistema y a evitar problemas cuando la normativa entre en vigor.
Hacer facturas correctamente es fundamental para mantener tus operaciones en regla y cumplir con la ley. Con la llegada de la facturación electrónica obligatoria en 2025, es el momento de dar el paso hacia la digitalización.
4. ¿Desde cuando será obligatoria la facturación electrónica?
En el caso de las pymes y autónomos será obligatorio que comiencen a emitir estas facturas a partir del 1 de julio de 2025. No obstante, tras la publicación del Real Decreto 1007/2007, este plazo se ha extendido hasta el 1 de julio de 2026.
¿Qué es el sistema Verifactu?
Los sistemas de emisión de facturas verificables o Verifactu tienen entre sus objetivos combatir las prácticas fraudulentas y evasivas que impactan negativamente en la economía del país y, por otro lado, impulsar la automatización y digitalización de los procesos de facturación, contabilidad y fiscalidad de las empresas. Estos sistemas de verificación de factura electrónica garantizarán que las facturas sean confiables y difíciles de manipular.
Esta novedad se introduce gracias a la Ley Antifraude y el término Verifactu se refiere a los sistemas informáticos que remiten los registros de facturación a Hacienda.
Con esto, dejan de ser válidas aquellas facturas realizadas en Word o Excel, debiendo utilizar la anteriormente mencionada factura electrónica.
Empieza tu facturación electrónica con el asesoramiento de Lamar Asesoría
A partir del 1 de enero de 2025, dispondremos de un software de facturación que cumpla con los requisitos de esta nueva factura electrónica para nuestros clientes que lo soliciten. Así que no duden en contactar con nosotros y les ofreceremos la información necesaria.
Confía en Lamar Asesoría para facilitar la transición hacia este nuevo sistema. ¡Prepara tu negocio para el futuro hoy mismo!
